Von der Buchhaltung über Marketing und Vertrieb bis zur Pflegedokumentation: Beim „KI to go“ der IHK Köln zeigten Unternehmen, wie Künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag erleichtert. Auch kleine Betriebe und Selbstständige können sofort loslegen. Allerdings gibt es beim Datenschutz einiges zu beachten.

Rechnungen sortieren, Angebote schreiben, Kundenanfragen bearbeiten oder Berichte dokumentieren. Vieles davon kostet im Arbeitsalltag Zeit. Wie Künstliche Intelligenz solche Aufgaben übernehmen kann, zeigte die Industrie- und Handelskammer Köln am 15. Oktober beim KI-Tag „KI to go“ im smartvillage in Köln-Mülheim.

Das Konzept: Eine Stunde Vorträge im Plenum, danach eine Stunde kleinere, spezialisierte Workshops. Dazwischen blieb Zeit für Gespräche und zum Netzwerken. So konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowohl einen Überblick gewinnen als auch einzelne Anwendungen genauer kennenlernen.

Einfach reinsprechen, die KI schreibt den Bericht

Wie praktisch KI bereits funktioniert, zeigte ein Beispiel aus der Sozialwirtschaft. Mike Gahn, Geschäftsführer der Kölner ownSoft GmbH, stellte gemeinsam mit Simon Adams von Tagwerk Impact Solutions eine Lösung vor, die Pflege- und Betreuungskräften in der Sozialwirtschaft aufwendige Dokumentationsarbeit abnimmt.

Mit dem Messenger-Dienst ownChat können Beschäftigte ihre Berichte direkt beim Klienten ins Smartphone sprechen. Ganz normal, in Alltagssprache. Die KI überträgt das Gesagte in die erforderliche Fachsprache und erstellt daraus eine digitale Dokumentation, die für die Abrechnung benötigt wird. Das mühsame Ausformulieren der Berichte entfällt.

Von der Buchhaltung bis zum Vertrieb

Auch andere Beispiele machten deutlich, wie vielseitig KI bereits eingesetzt wird. Sie hilft bei der Verarbeitung von Belegen, analysiert Kundenbedürfnisse oder unterstützt Vertriebsabschlüsse. Im Handwerk lässt sich sogar aus einem Smartphone-Video und gesprochenen Angaben ein Angebot erstellen.

Für Kölner Selbstständige und kleinere Betriebe muss der Einstieg kein großes IT-Projekt sein. Schon einzelne Aufgaben wie E-Mails, Terminplanung oder Kundenanfragen eignen sich für erste Versuche.

Datenschutz: Firmen sollten auf Business-Accounts setzen

Wer KI beruflich nutzt, muss auf sensible Daten achten. Empfehlenswert sind kostenpflichtige Business- oder Enterprise-Tarife mit entsprechenden Datenschutzvereinbarungen. Bei geeigneten Anbietern lässt sich in den Einstellungen verhindern, dass eingegebene Unternehmensdaten zum Training der KI verwendet werden.

Ein bezahlter Account allein garantiert allerdings keinen vollständigen Datenschutz. Entscheidend sind die Vertragsbedingungen und die tatsächliche Datenverarbeitung. Vertrauliche Kunden- und Firmendaten gehören nicht ungeprüft in einen KI-Chat.

Ein sinnvoller Einstieg für Unternehmen: zunächst eine wiederkehrende Verwaltungsaufgabe auswählen und testen, wie viel Arbeit sich mit KI tatsächlich sparen lässt.

Ertay Marc Hayit